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巴尔的摩VA办公室对数千个文件管理不善,索赔文

2019-04-26 12:30:34 退伍军人资讯130℃

  巴尔的摩VA办公室对数千个文件管理不善,索赔文件夹

  作者:Dena Levitz联邦新闻电台

   据一位新的检查长报告称,巴尔的摩地区办事处的主要管理失误导致成千上万的敏感文件处理不当,并减缓了退伍军人福利索赔的处理速度。

   7月10日的报告记录了区域办事处在保护重要文书工作方面的一些不充分的邮件管理控制。

   例如,一名主管被发现不恰当地储存了大约8,000份文件和80名退伍军人的索赔文件夹。此外,案头审计显示,约有1,500份文件,其中包含有关退伍军人的个人身份信息(PII),未正确存储在员工中;个人工作空间。

   

      

          

      

   

                      

                      

                      

   根据IG的调查结果,这意味着9,500个文件和80个索赔文件夹没有得到妥善处理,因此没有及时处理索赔。

   报告指出,审查的大部分文件都包含PII,包括可能影响福利支付的已处理和未处理的索赔相关邮件。一些退伍军人在主管中发现索赔;办公室需要额外的处理行动来完成评级决定或奖励福利金。

   代理主任的发现

   IG报告是由于巴尔的摩VARO的代理主任6月份提出的投诉,他向IG发出了关于办公室里漂浮的退伍军人的文件松动的警告。代理主任特别提到了主管办公室里发现的8,000份文件和80份索赔文件夹。然后,办公室管理层进行的额外检查显示,其他1,500份文件中包含有关分散在员工中的退伍军人的敏感个人详细信息;个别工作站。

   为了检查所提出的指控,IG于6月21日至27日派出了一个检查员小组来搜查巴尔的摩办事处。据报道,该团队证实了所有索赔。

   IG发现问题部分源于巴尔的摩办事处经理没有对工作人员进行季度审计;工作空间,这是必需的。根据调查结果,总体上缺乏问责制。

    一般来说,这些情况的发生是因为VARO没有使用可用的控制来确保有效和有效的索赔管理,报告指出。

    增强培训,建议控制

   随着问题的诊断,弗吉尼亚州IG办公室的审计和评估助理检查员Linda Halliday也提出了一些建议,以改善巴尔的摩地区办事处的状况。她的建议是以致信弗吉尼亚州福利部副部长Allison Hickey的一封信的形式提出的。建议如下:

  实施计划来控制提到的大约9,500个文件和80个索赔文件夹

  确保巴尔的摩VA地区工作人员接受有关正确邮件处理程序的进修培训

  重新调整员工的工作量管理

  在巴尔的摩地区办事处进行季度案头审计,以及

  评估管理不善的文件对提供福利的影响

   作为回应,Hickey同意这些建议,提供了IG认为可接受的纠正措施计划,并迅速做出回应以确保邮件得到处理。

   Hickey的信给出了8月31日截止日期,以提供有关正确邮件处理流程的进修培训,以及9月30日作为控制管理不善的文件和索赔文件夹的目标。

  作为工作负载管理培训的完成日期,Hickey将于12月30日列出—以全面审查对福利交付的影响。 Hickey的信中说,已经制定了季度办公室审计的时间表。

  

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